Stationäre Einrichtungen der Jugendhilfe arbeiten rund um die Uhr: Wohngruppen im Schichtbetrieb, Übergaben zwischen Früh-, Spät- und Nachtdienst, Taschengeld, Medikamente und die Abrechnung mit dem Jugendamt. LAP Change 6 bündelt Dienstplan, Gruppentagebuch, Klientenakte und Abrechnung für Wohngruppen in einem System – browserbasiert, auf Ihrem eigenen Server und mit App für die Fachkräfte im Dienst.
Inhalt
Was eine Software für die stationäre Jugendhilfe leisten muss
Hilfen in einer Einrichtung über Tag und Nacht nach § 34 SGB VIII stellen andere Anforderungen als ambulante Hilfen. Statt einzelner Fachleistungsstunden geht es um einen durchgehend besetzten Dienstplan, um Informationen, die zuverlässig von einer Schicht an die nächste weitergegeben werden, und um viele kleine Vorgänge im Gruppenalltag – vom Taschengeld bis zur Medikamentengabe. Wenn diese Informationen in Übergabebüchern, Excel-Listen und Aktenordnern verteilt sind, kostet das Zeit und birgt Lücken. Eine Software für die stationäre Jugendhilfe sollte deshalb Planung, Dokumentation und Abrechnung so verbinden, dass jede Information nur einmal erfasst wird.
Dienstplanung im Schichtbetrieb
Früh-, Spät- und Nachtdienste, Bereitschaften und wechselnde Besetzungen planen Sie in LAP Change 6 je Wohngruppe – ohne Excel-Tabellen. Resturlaub und Krankentage sind auf einen Blick sichtbar, und Nacht-, Feiertags- und Sonntagszuschläge berechnet der Dienstplan automatisch. Mitarbeitende sehen ihre Dienste und Arbeitszeiten selbst, auch in der App.
Träger berichten uns bei der Einführung häufig, dass die Dienstplanung je Wohngruppe bzw. Kostenstelle rund drei Stunden in Anspruch nimmt. Mit den KI-Vorschlägen im Dienstplan lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren. Mehr dazu im Bereich Dienstplanung.
Gruppentagebuch: Übergaben zwischen den Schichten
Im Gruppentagebuch halten Fachkräfte Ereignisse und Beobachtungen für die ganze Wohngruppe fest. Wer den nächsten Dienst übernimmt, liest nach, was in der vorherigen Schicht passiert ist – statt auf lose Notizzettel oder ein Übergabeheft angewiesen zu sein. Das Gruppentagebuch ist auch in der LAP Change 6 App verfügbar, sodass Einträge direkt im Dienst entstehen.
Klientenakte und Hilfeplanung für jedes Kind
Neben der Gruppe braucht jedes Kind und jeder Jugendliche eine eigene, vollständige Akte. Die elektronische Klientenakte bündelt persönliche Daten, Umfeldinformationen, Bewilligungen, Abwesenheiten und Kontaktpersonen; Word-, Excel- und PDF-Dokumente lassen sich direkt einbinden. Über das Modul LAP Beobachtung hinterlegen Sie Hilfeplanziele, Teilziele und Maßnahmen und evaluieren sie – so liegt zum nächsten Hilfeplangespräch der aktuelle Stand vor. Mehr dazu im Beitrag Hilfeplanziele, Teilziele und Maßnahmen dokumentieren.
Belegung jeder Wohngruppe im Blick
In LAP Change 6 hinterlegen Sie für jede Wohngruppe die Soll-Werte Ihrer Einrichtung: wie viele Plätze vereinbart sind und welcher Personalschlüssel gilt. Aus der laufenden Abrechnung ermittelt das System, wie die tatsächliche Belegung prozentual dazu aussieht. So ist die Belegung immer aktuell, ohne dass sie parallel in Excel nachgeführt werden muss – mit den Fehlern, die dabei leicht entstehen. Im KPI-Cockpit wird die Belegung ständig angezeigt: Die Leitung muss nicht auf eine Auswertung aus der Verwaltung warten, sondern sieht den Stand jederzeit selbst.
Kassenbuch, Taschengeld und Gruppenbudgets
Für jede Wohngruppe führen Sie in LAP Change 6 ein digitales Kassenbuch. Einkäufe und Taschengeldauszahlungen werden dort erfasst, statt in separaten Heften oder Tabellen. Auch Bekleidungsgelder und Gruppenbudgets lassen sich im System abbilden und abrechnen – nachvollziehbar für Leitung, Verwaltung und Prüfungen.
Medikamente sicher dokumentieren
Mit dem Modul MedLab dokumentieren Fachkräfte die Medikamentenvergabe sicher und nachvollziehbar. Gerade im Schichtbetrieb, wenn im Laufe eines Tages mehrere Kolleg:innen zuständig sind, zählt eine lückenlose Dokumentation.
Abrechnung mit Jugendamt und Kostenträgern
Ihre Preise definieren Sie in LAP Change 6 selbst – als Tages-, Stunden-, Monats- oder Jahrespreise, auf Wunsch mit hinterlegten Steuersätzen. Daraus berechnet die Abrechnung automatisch die Rechnungsbeträge für Tagessätze und Entgelte. Ist mit dem Kostenträger eine Minderung bei Abwesenheit vereinbart, etwa wenn ein Kind einige Tage nicht in der Einrichtung ist, wird sie auf Wunsch berücksichtigt. Weil die meisten Positionen im stationären Bereich jeden Monat wiederkehren, stehen sie automatisch wieder zur Verfügung und müssen nicht neu angelegt werden.
Neben den Entgelten rechnet LAP Change 6 auch Taschengelder, Bekleidungsgelder und Gruppenbudgets ab – auch wenn für ein Kind mehrere Kostenträger zuständig sind, ohne Daten doppelt zu pflegen. Die Abrechnung eines ganzen Monats für einige hundert Klienten ist in wenigen Minuten fertig und wird auf Ihr eigenes Rechnungsformular übergeben. Die Rechnungen stehen als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung bereit und lassen sich in Ihre Finanzbuchhaltung einlesen – mit Schnittstellen zu DATEV, Simba, KHK und SAP. Für die Lohnabrechnung gibt es Schnittstellen zu KIDICAP und PAISY.
Kinderschutz und Inobhutnahme
Inobhutnahmen nach § 42 SGB VIII finden oft nachts oder am Wochenende statt. Die anfallenden Daten erfassen Fachkräfte direkt in LAP Change 6 und übermitteln sie anschließend sicher an die zuständige Verwaltung. Gefährdungseinschätzungen nach § 8a SGB VIII dokumentieren Sie mit den Kinderschutzbögen der LAP Kinderschutz App; bei kritischen Einträgen löst ein Meldesystem automatisch eine Meldung aus. Sensible Angaben – etwa die Adresse eines Kindes – schützen Auskunftssperren vor der Weitergabe. Mehr dazu auf der Seite Kinderschutz-Dokumentation.
Mehrere Wohngruppen und Standorte steuern
Träger mit mehreren Wohngruppen oder Einrichtungen arbeiten auf einer Plattform, mit passenden Rechten je Standort: Fachkräfte sehen die für sie relevanten Fälle, die Leitung sieht standortübergreifende Auswertungen. Für jeden Betreuungsort lassen sich Ressourceneinsatz, Belegungszahlen, Umsätze, Krankenquote und Fluktuation tagesgenau auswerten – nicht erst, wenn die monatliche BWA zwei Monate später vorliegt. Gehören mehrere rechtliche Einheiten zu einem Träger, trennt LAP Change 6 sie als Mandanten in einem System.
Stationär und ambulant in einem System
Viele Träger bieten neben Wohngruppen auch ambulante Hilfen an. LAP Change 6 nutzt für beide Betreuungsformen dieselben Stammdaten, denselben Dienstplan und dieselbe Dokumentation – ohne zwei getrennte Systeme. Einen Überblick über alle Funktionen finden Sie auf der Seite Software für die Jugendhilfe.
Datenschutz: Ihre Daten bleiben auf Ihrem Server
Akten von Kindern und Jugendlichen in stationären Hilfen gehören zu den sensibelsten Daten, die eine Einrichtung verarbeitet. LAP Change 6 läuft On-Premise – auf Ihrem eigenen Server oder einem gemieteten Server im Rechenzentrum Ihrer Wahl, ohne Abhängigkeit von einem externen Cloud-Anbieter. Rollen und Berechtigungen legen fest, wer welche Daten sieht. Updates und Sicherheitspatches liefern wir laufend, automatisierte Backups schützen vor Datenverlust.
Einführung in wenigen Wochen
Je nach Größe der Einrichtung rechnen wir mit wenigen Wochen von der ersten Vorstellung bis zum produktiven Einsatz, inklusive Schulung der Teams in den Wohngruppen. Bestehende Daten – aus anderer Software, aus Excel oder aus Papierakten – übernehmen wir gemeinsam mit Ihnen. Danach erreichen Sie unseren Support persönlich, in der Regel mit Antwort innerhalb eines Werktags.
Häufige Fragen zur Software für stationäre Jugendhilfe
Welche Software eignet sich für die Dokumentation in der stationären Jugendhilfe?
Geeignet ist eine Software, die Dienstplan, Gruppentagebuch, Klientenakte und Abrechnung verbindet, weil in Wohngruppen alle diese Bereiche ineinandergreifen. LAP Change 6 deckt sie in einem System ab und ist seit 1997 auf soziale Träger spezialisiert.
Können Fachkräfte im Dienst mit dem Smartphone dokumentieren?
Ja. Mit der LAP Change 6 App für iOS und Android führen Fachkräfte das Gruppentagebuch, dokumentieren in der Akte, sehen ihren Dienstplan und erfassen ihre Arbeitszeit. Die App synchronisiert in Echtzeit mit dem Server; empfohlen ist die Arbeit mit Verbindung, einzelne Bereiche funktionieren auch offline.
Kann LAP Change 6 Tagessätze automatisch abrechnen?
Ja. Sie hinterlegen Ihre Preise als Tages-, Stunden-, Monats- oder Jahrespreise, und die Abrechnung berechnet die Beträge automatisch – auf Wunsch inklusive einer mit dem Kostenträger vereinbarten Minderung bei Abwesenheit des Klienten. Wiederkehrende Positionen stehen jeden Monat automatisch zur Verfügung.
Wie wird das Taschengeld in der Wohngruppe verwaltet?
Über das digitale Kassenbuch je Wohngruppe. Auszahlungen und Einkäufe werden dort erfasst; Taschengelder, Bekleidungsgelder und Gruppenbudgets lassen sich anschließend abrechnen.
Berechnet der Dienstplan Nacht- und Feiertagszuschläge?
Ja. Nacht-, Feiertags- und Sonntagszuschläge berechnet der Dienstplan automatisch, und Mitarbeitende können ihre zuschlagspflichtigen Zeiten jederzeit selbst einsehen.
Läuft LAP Change 6 in der Cloud?
Nein. LAP Change 6 läuft On-Premise auf Ihrem eigenen Server oder einem gemieteten Server im Rechenzentrum Ihrer Wahl. Die Software ist browserbasiert und auf allen gängigen Betriebssystemen einsetzbar.
Mehr zum Thema: Software für die Jugendhilfe · Dienstplanung · Checkliste: Software auswählen