Mobile Fallverwaltung in der Jugendhilfe bringt nur dann echte Entlastung, wenn die App nicht als Insellösung neben der eigentlichen Software läuft. Was eine Fachkraft beim Hausbesuch erfasst, muss ohne Umweg in Akte, Dienstplan, Abrechnung und Lohnbuchhaltung ankommen — sonst wird am Monatsende doch wieder abgetippt.
Warum die Integration wichtiger ist als die App selbst
Viele Einrichtungen arbeiten bereits mit einer Fachsoftware, einer Finanzbuchhaltung und einem Lohnprogramm. Kommt eine separate mobile App eines anderen Anbieters hinzu, entstehen schnell doppelte Stammdaten, Import-Dateien, die jemand händisch hin- und herschiebt, und Fragen, welcher Datenstand eigentlich gilt. Wer eine Software für die mobile Fallverwaltung auswählt, sollte deshalb vor allem darauf achten, wie die Daten nach der Erfassung weiterfließen.
Die LAP Change 6 App: mobil, aber kein eigenes System
Die LAP Change 6 App für iOS und Android bringt die mobile Fallverwaltung nicht als separates Produkt mit eigener Datenhaltung, sondern als mobile Oberfläche von LAP Change 6. Sie synchronisiert in Echtzeit mit der Serverversion Ihrer Einrichtung — eine Fachkraft, die unterwegs dokumentiert, und die Leitung im Büro sehen denselben Stand.
Dokumentation und elektronische Akte
Falldokumentation und Klientenakte direkt auf dem Smartphone, inklusive Gruppentagebuch und Dokumentenmanagement.
Dienstplanung im Blick
Mitarbeitende sehen ihre Dienste in der App — Änderungen im Dienstplan kommen ohne Anruf im Büro an.
Zeiterfassung ambulant wie stationär
Einsatzzeiten fließen direkt in die monatliche Soll-Ist-Übersicht, statt am Monatsende von Stundenzetteln übertragen zu werden.
Kalender und Wissensdatenbank
Termine und internes Wissen der Einrichtung sind auch außerhalb des Büros griffbereit.
Und wenn unterwegs das Netz fehlt?
Die LAP Change 6 App ist für die Arbeit mit Verbindung ausgelegt, denn nur so kommen Einträge sofort im gemeinsamen Datenbestand an. Einzelne Bereiche funktionieren aber auch offline: Die Historie bleibt einsehbar, und Erfassungen in der Personaleinsatzplanung (PEP) sind ohne Verbindung möglich. Für die tägliche Arbeit empfehlen wir trotzdem die Nutzung mit Verbindung, damit Kolleg:innen und Verwaltung immer denselben Stand sehen.
Anbindung an Finanzbuchhaltung, Lohn und Abrechnung
Weil die App auf LAP Change 6 aufsetzt, gelten für mobil erfasste Daten dieselben Schnittstellen wie für alles, was im Büro erfasst wird:
- Finanzbuchhaltung: Abrechnungsdaten lassen sich direkt an DATEV, Simba, KHK oder SAP übergeben.
- Lohnabrechnung: Schnittstellen zu KIDICAP und PAISY übergeben Lohndaten an die Personalabteilung, ohne sie ein zweites Mal zu erfassen.
- E-Rechnung: Abrechnungen werden im ZUGFeRD-Format erstellt, als PDF mit eingebettetem XML nach EN 16931.
- Fachleistungsstunden: Die ambulante Leistungserfassung bildet die Abrechnung nach Fachleistungsstunden ab, auch wenn ein Klient über mehrere Kostenträger betreut wird.
So wird aus dem Eintrag beim Hausbesuch ohne Zwischenschritt ein Leistungsnachweis, eine Abrechnungsposition und — bei der Arbeitszeit — ein Datensatz für die Lohnbuchhaltung.
Abrechnungen, für die Einrichtungen mit Word und Excel eine Woche benötigen, sind mit LAP Change in unter einem Tag erledigt — und werden direkt auf Kostenstellen und Erlöskonten gebucht.
Wenn schon eine andere Software im Einsatz ist
LAP Change ist als Gesamtlösung aufgebaut: Dokumentation, Dienstplanung, Zeiterfassung und Abrechnung laufen auf derselben Plattform, eine separate Software für die mobile Fallverwaltung muss also nicht angebunden werden. Beim Wechsel begleiten wir die Datenübernahme persönlich — egal ob aus einer anderen Software, aus Excel-Tabellen oder aus Aktenordnern —, sodass Stammdaten, Hilfepläne und Personalakten nicht händisch neu angelegt werden müssen.
Wer zunächst nur die mobile Arbeitszeiterfassung braucht, kann mit der LAP Zeiterfassung App starten: Arbeitszeiten, Krankmeldungen und Urlaubswünsche werden per App erfasst und fließen direkt in die Lohnbuchhaltung. Die App lässt sich später zur vollen LAP-Change-6-Lösung ausbauen.
Datenschutz bei der mobilen Fallverwaltung
Falldaten aus der Jugendhilfe gehören zu den sensibelsten Informationen, die eine Einrichtung verarbeitet. LAP Change 6 läuft On-Premise auf einem Server Ihrer Wahl — auch die per App erfassten Daten landen also nicht bei einem externen Cloud-Anbieter, sondern in Ihrer eigenen Infrastruktur. Die Daten der App sind dabei verschlüsselt — eine der technischen Maßnahmen, die Art. 32 DSGVO für die Sicherheit der Verarbeitung vorsieht. Rollenbasierte Berechtigungen sorgen dafür, dass Leitung, Fachkräfte und Verwaltung nur die Daten sehen, die für ihre Aufgabe relevant sind.
Worauf Sie bei der Auswahl einer Software für die mobile Fallverwaltung achten sollten
- Speichert die App eigene Daten, oder arbeitet sie direkt auf dem Datenbestand der Hauptsoftware?
- Kommen mobil erfasste Zeiten ohne Export und Import in Dienstplan und Lohnabrechnung an?
- Welche Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung und Lohnprogramm bestehen konkret?
- Welche Funktionen stehen ohne Netz zur Verfügung, und wie werden offline erfasste Einträge abgeglichen?
- Wo liegen die Daten — in der eigenen Einrichtung oder bei einem Cloud-Anbieter?
- Gibt es die App für iOS und Android, sodass auch vorhandene Geräte genutzt werden können?
Weitere Kriterien für die Softwareauswahl insgesamt finden Sie in unserer Checkliste: Software für die Jugendhilfe auswählen.
Häufige Fragen zur mobilen Fallverwaltung
Lässt sich eine App für die mobile Fallverwaltung mit bestehender Software integrieren?
Bei LAP ja: Die LAP Change 6 App arbeitet direkt auf LAP Change 6 und synchronisiert in Echtzeit mit Ihrer Serverversion. Über LAP Change 6 bestehen Schnittstellen zu DATEV, Simba, KHK und SAP für die Finanzbuchhaltung sowie zu KIDICAP und PAISY für die Lohnabrechnung.
Brauche ich zusätzlich zur App noch LAP Change 6?
Ja — die LAP Change 6 App ist die mobile Ergänzung zur Serverversion und ersetzt diese nicht. Für einen schlanken Einstieg nur mit Zeiterfassung gibt es die separate LAP Zeiterfassung App.
Für welche Geräte gibt es die App?
Die LAP Change 6 App ist für iOS und Android im App Store und bei Google Play verfügbar.
Funktioniert die App auch offline?
Teilweise: Die Historie ist auch ohne Verbindung einsehbar, und Erfassungen in der Personaleinsatzplanung (PEP) sind offline möglich. Empfohlen ist die Nutzung mit Verbindung, damit alle Einträge sofort mit dem Server synchron sind.
Wie kommen mobil erfasste Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung?
Erfasste Zeiten fließen direkt in die Soll-Ist-Übersicht von LAP Change 6 und von dort über die Schnittstellen zu KIDICAP oder PAISY in die Lohnabrechnung — ohne Stundenzettel und ohne zweite Erfassung.
Können wir von unserer bisherigen Software wechseln, ohne alles neu einzugeben?
Ja, wir begleiten die Datenübernahme persönlich — aus einer anderen Software, aus Excel-Tabellen oder aus Aktenordnern.
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