Eine strukturierte Jugendhilfe-Dokumentation ist in der ambulanten und stationären Jugendhilfe nach § 36 SGB VIII gesetzlich vorausgesetzt und wirkt sich in der Praxis auch auf die Kostenübernahme durch Kostenträger aus. Wer heute noch mit Word-Ordnern, Excel-Tabellen und Papierakten arbeitet, verliert schnell den Überblick – und riskiert Lücken, die sich direkt auf die Vergütung auswirken können.
Jugendhilfe-Dokumentation: die digitale Klientenakte an einem Ort
Die Klientenakte bündelt Stammdaten, Umfeldinformationen, Bewilligungen, Abwesenheiten und Kontaktpersonen an einem Ort – inklusive Serienbrief-Funktion für Schreiben an Ämter oder Sorgeberechtigte. Word-, Excel- und PDF-Dokumente lassen sich direkt in die elektronische Akte einbinden, revisionssicher und auch bei Vertretung durch Kolleg:innen jederzeit einsehbar.
Hilfeplanziele, Teilziele und Maßnahmen strukturiert dokumentieren
Über das Modul LAP Beobachtung lassen sich Hilfeplanziele nach § 36 SGB VIII übersichtlich hinterlegen und durch passende Teilziele und Maßnahmen ergänzen sowie evaluieren – inklusive aller Angaben, die Kostenträger im Rahmen der Hilfeplanung erwarten. Maßnahmen werden mit Datum, Verantwortlichen und Verlaufseintrag dokumentiert, sodass Nachweise gegenüber Jugendamt und Kostenträger jederzeit abruf- und druckfertig vorliegen. Change 6 ist dabei so modular und flexibel, dass sich eigene Verfahren auch für Kinderschutz, ICF oder andere Kostenträger-Anforderungen hinterlegen lassen. Mehr dazu im Beitrag Hilfeplanziele, Teilziele, Maßnahmen und Dokumentation.
Weitere Bausteine der Dokumentation in LAP Change 6
Mobile Dokumentation vor Ort
Einsatzzeiten und Falldokumentation lassen sich direkt beim Hausbesuch über die LAP Change 6 App erfassen – und fließen automatisch in die monatliche Soll-Ist-Übersicht ein, ohne doppeltes Abtippen am Monatsende.
Medikamentendokumentation mit MedLab
Für Einrichtungen mit Medikamentenvergabe lässt sich diese über das Modul MedLab sicher und nachvollziehbar dokumentieren.
Digitale Personalakte
Qualifikationsnachweise, Fortbildungen und Dienstanweisungen je pädagogischer Fachkraft an einem Ort – inklusive Erinnerung, wenn Pflichtnachweise ablaufen.
Datensicherheit und DSGVO bei der Jugendhilfe-Dokumentation
Hilfepläne und Falldaten gehören zu den sensibelsten Informationen, die eine Einrichtung verarbeitet. LAP Change läuft On-Premise auf einem selbst gewählten Server – für volle Datensouveränität und ohne Abhängigkeit von einem externen Cloud-Anbieter. Updates und Sicherheitspatches liefern wir laufend, bei Bedarf per Fernwartung. Automatisierte Backups sorgen zusätzlich dafür, dass im Falle eines technischen Defekts keine Daten verloren gehen.
„Wer den Verlauf einer Hilfe lückenlos erfasst, erkennt frühzeitig, wenn ein Teilziel nicht erreicht wird – und kann gegensteuern, bevor das Hilfeplangespräch zeigt, dass die Hilfe nicht gewirkt hat.“
Umstieg von Excel und Papierakten
Viele Einrichtungen merken erst im Alltag, wo Excel-Listen und Aktenordner an ihre Grenzen stoßen: Die Vertretung findet den letzten Eintrag nicht, Stunden werden am Monatsende ein zweites Mal übertragen, und für den Nachweis gegenüber dem Kostenträger werden Informationen aus mehreren Dateien zusammengesucht. Hinzu kommt der Datenschutz, denn sensible Falldaten in einzelnen Tabellen lassen sich kaum sauber nach Rollen schützen.
Beim Wechsel zu LAP Change begleiten wir die Datenübernahme persönlich, egal ob aus einer anderen Software, aus Excel-Tabellen oder aus Aktenordnern. Hilfepläne, Personalakten und Stammdaten müssen nicht händisch neu angelegt werden. Bestehende Word-, Excel- und PDF-Dokumente lassen sich direkt in die elektronische Akte einbinden.
Von der Vorstellung bis zum produktiven Einsatz vergehen in der Regel nur wenige Wochen, die Schulung ist inklusive. LAP Change läuft On-Premise auf Ihrem eigenen Server oder auf einem gemieteten Server im Rechenzentrum Ihrer Wahl. Bei Fragen hilft unser Support persönlich, in der Regel innerhalb eines Werktags.
Der Umstieg betrifft meist nicht nur die Dokumentation: Auch die Abrechnung nach Fachleistungsstunden und die Dienstplanung laufen danach im selben System. Abrechnungen, für die Einrichtungen mit Word und Excel eine Woche brauchen, sind mit LAP Change in unter einem Tag erledigt.
Häufige Fragen zur Dokumentation in der Jugendhilfe
Wie funktioniert die Jugendhilfe-Dokumentation mit LAP Change 6?
Klientenakte, Hilfeplanziele, Maßnahmen und Verlaufsdokumentation liegen zentral an einem Ort statt verteilt über mehrere Word- oder Excel-Dateien. Über das Modul LAP Beobachtung lassen sich Hilfeplanziele nach SGB VIII strukturiert dokumentieren und evaluieren.
Lässt sich die Dokumentation auch mobil vor Ort erfassen?
Ja – über die LAP Change 6 App lassen sich Einsatzzeiten und Falldokumentation direkt beim Hausbesuch erfassen, ohne die Daten später am Schreibtisch nochmal einzugeben.
Ist die Jugendhilfe-Dokumentation in LAP Change 6 DSGVO-konform?
LAP Change läuft On-Premise auf einem von Ihnen gewählten Server – für volle Datensouveränität sensibler Falldaten, ergänzt um automatisierte Backups und laufende Sicherheitspatches. Mit jedem Kunden schließen wir eine Vereinbarung über Vertraulichkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit im Rahmen der Auftragsverarbeitung ab.
Können bestehende Dokumentationen aus Excel oder Papierakten übernommen werden?
Ja, wir begleiten die Datenübernahme persönlich, egal ob aus einer anderen Software, aus Excel-Tabellen oder aus Aktenordnern.
Wie lange dauert der Umstieg auf LAP Change 6?
In der Regel wenige Wochen von der Vorstellung bis zum produktiven Einsatz, inklusive Schulung. Die Datenübernahme begleiten wir persönlich.
Unterstützt LAP Change 6 auch die Dokumentation für Kinderschutz- oder ICF-Verfahren?
Ja — über die LAP Kinderschutz App lassen sich Kinderschutzbögen zur Gefährdungseinschätzung nach § 8a SGB VIII sowie Inobhutnahmen nach § 42 SGB VIII direkt dokumentieren; für ICF oder andere Kostenträger-Anforderungen lassen sich zusätzlich eigene Verfahren hinterlegen. Mehr dazu auf der Seite Kinderschutz-Dokumentation mit LAP Change 6.
Was kostet Software für die Jugendhilfe-Dokumentation?
Bei LAP Change 6 richten sich die Kosten nach den gewählten Modulen und der Anzahl der Lizenzen und beginnen ab 150 €/Monat. Eine feste Preisliste gibt es nicht, weil der Funktionsumfang variabel ist. Welche Module für Ihre Einrichtung sinnvoll sind, klären wir in einer kostenlosen und unverbindlichen Vorstellung und erstellen daraus ein individuelles Angebot.
Eine saubere Jugendhilfe-Dokumentation ist damit kein bürokratischer Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, das Fachkräften im Alltag Zeit für die eigentliche Arbeit mit den Klient:innen zurückgibt – und der Einrichtung bei Prüfungen durch Kostenträger oder Jugendamt Sicherheit gibt, weil alle relevanten Informationen strukturiert vorliegen.
Mehr zur digitalen Dokumentation in der Jugendhilfe: Bereich Jugendhilfe · Checkliste: Software auswählen · LAP Change 6 · Kostenlose Demo anfragen