LAP Change bietet intelligente Dienstplanung und Schichtplanung mit Blick auf gesetzliche Vorgaben und Personalverfügbarkeit.
Software für Dienstplanung von LAP Change berücksichtigt gesetzliche Vorgaben und Personalverfügbarkeit automatisch.
Inhalt
Was unsere Software für Dienstplanung leistet
Schichtplanung, die gesetzliche Vorgaben mitdenkt
Eine Dienstplanung-Software für soziale Einrichtungen muss mehr leisten als ein einfacher Kalender: Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Qualifikationsanforderungen fließen direkt in die Planung ein, statt nachträglich von Hand geprüft zu werden.
Soll-Ist-Stunden statt Excel-Chaos
Geplante und tatsächlich geleistete Stunden — auch mobil über LAP Change 6 erfasst — werden automatisch gegenübergestellt, inklusive Überträgen in den Folgemonat. Resturlaub und aufgelaufene Krankentage sind jederzeit als Live-Counter sichtbar.
Weniger Aufwand bei Krankheit und Ausfällen
Kurzfristige Ausfälle lassen sich mit der richtigen Dienstplanung-Software für soziale Einrichtungen deutlich schneller auffangen, da verfügbares, qualifiziertes Personal direkt sichtbar ist.
Anzeigen und Kennzahlen je Betreuungsort
Krankenquote, Urlaubsplanung und Fluktuation lassen sich für jeden Betreuungsort (bzw. jede Gruppe) getrennt auswerten — so erkennen Teamleitungen und pädagogische Leitungen frühzeitig, wo Engpässe entstehen, und können proaktiv handeln. Auf Wunsch unterstützt Sie dabei unser KI-Dienstplan mit schnellen, individuell abgestimmten Planungsvorschlägen, die sich durch direkten Praxisbezug auszeichnen.
Mobiler Zugriff für Mitarbeitende
Über LAP Change 6 sehen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten und Schichten in Echtzeit ein, statt auf einen ausgedruckten Dienstplan am schwarzen Brett angewiesen zu sein. Änderungen an Schichten werden dabei selbstverständlich mitprotokolliert, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten, welche Zeiten durch wen, wann und warum geändert wurden. Aus unserer Erfahrung ist es für Mitarbeitende extrem wichtig, selbst kontrollieren zu können, ob ihre Arbeitszeiten richtig erfasst und abgerechnet wurden. Ein häufiger Streitpunkt sind zudem Zuschläge für Dienste zu ungünstigen Zeiten – diese Rückmeldung haben wir aufgenommen und aus Sicht der Mitarbeitenden umgesetzt.
Dienstplanung für pädagogische Teams
Schichtbetrieb, Bereitschaftsdienste und wechselnde Besetzungen lassen sich mit unserer Software planen, ohne auf unübersichtliche und unsichere Excel-Tabellen zurückzugreifen. Resturlaub und aufgelaufene Krankentage sind dabei jederzeit auf einen Blick sichtbar. Wichtig ist dabei immer die Möglichkeit, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbstständig im Blick haben und auch zuschlagspflichtige Zeiten jederzeit einsehen können.
In der Praxis berichten uns Träger bei der Einführung unserer Software häufig, dass man je Wohngruppe bzw. Kostenstelle rund 3 Stunden für die Planung benötigt. Durch den Einsatz unseres KI-Dienstplans lassen sich diese Zeiten drastisch minimieren und absichern — Zeit, die Sie sinnvoller in der Klientenarbeit einsetzen können.
Dienstplanung, der Einrichtungen seit Jahren vertrauen
Eine Dienstplanung-Software für soziale Einrichtungen muss auch bei kurzfristigen Änderungen zuverlässig bleiben. Mit über 29 Jahren Erfahrung und persönlichem Support begleiten wir Einrichtungen genau bei diesen Alltagssituationen — nicht nur bei der Einführung. Dienstplanung steht bei LAP nie isoliert: Abrechnung, Arbeitszeiterfassung, Dokumentation und Urlaubsverwaltung greifen ineinander — so wie es seit 1997 für Träger der Jugendhilfe, Autismus und Behindertenhilfe entwickelt wird, nicht als nachträglich angeflanschtes Zusatzmodul. Sobald ein Dienst im Dienstplan bestätigt ist, fließt er direkt in die Leistungsabrechnung mit den zuständigen Kostenträgern ein — ohne dass Zeiten ein zweites Mal in einem separaten Abrechnungssystem erfasst werden müssen.
KI-gestützte Schichtvorschläge: Statt jede Schicht händisch gegen Verfügbarkeit und Qualifikation abzugleichen, schlägt die KI-gestützte Dienstplanung Schichtbesetzungen automatisch vor und prüft sie direkt auf Fehler. Urlaubswünsche, Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben fließen dabei automatisch ein, sodass am Ende weniger Nachbesserungen von Hand nötig sind.
Häufige Fragen zur Dienstplanung-Software
Funktioniert die Dienstplanung auch bei mehreren Standorten gleichzeitig?
Ja — mehrere Betreuungsorte greifen auf dieselbe Plattform zu, mit jeweils passenden Rechten und Auswertungen je Standort.
Wie schnell lässt sich auf kurzfristige Personalausfälle reagieren?
Verfügbares, qualifiziertes Personal ist direkt sichtbar, sodass sich Vertretungen ohne Telefonkette organisieren lassen.
Datensicherheit und Hosting
Dienstpläne enthalten auch personenbezogene Daten der Mitarbeitenden. Die Plattform läuft auf einem Server bei Ihnen vor Ort (On-Premise) — für volle Datensouveränität und ohne Abhängigkeit von einem externen Anbieter, einsetzbar auf allen gängigen Betriebssystemen. Updates und Sicherheitspatches liefern wir Ihnen laufend zu, automatisierte Backups schützen vor Datenverlust bei technischen Defekten.
Onboarding und Einführung
Je nach Einrichtungsgröße rechnen wir mit wenigen Wochen von der Demo bis zum produktiven Einsatz, inklusive Schulung der Teams, die künftig mit der Dienstplanung arbeiten. Bestehende Dienstpläne und Stammdaten übernehmen wir persönlich, sodass kein manueller Doppelaufwand entsteht.
Persönlicher Support bei kurzfristigen Änderungen
Dienstpläne ändern sich oft kurzfristig — bei Krankheit, Urlaub oder spontanen Engpässen. Bei Rückfragen erreichen Einrichtungen ein Team, das genau diese Alltagssituationen kennt — keine Warteschleife, kein Callcenter-Skript, sondern persönliche Antworten innerhalb eines Werktags. Das gilt auch außerhalb der Kernarbeitszeit, wenn ein Schichtausfall erst am Abend bekannt wird und am nächsten Morgen eine Lösung stehen muss.
Gesetzliche Grundlage: EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Seit dem EuGH-Urteil zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung gibt es ohne lückenlose Dienstplanung und Zeiterfassung keine rechtliche Absicherung für Mitarbeitende und Leitungskräfte. Ein integrierter Regelassistent prüft Ruhezeiten, freie Tage und nicht eingeplante Schichten automatisch, statt das Arbeitszeitgesetz händisch zu kontrollieren.
Weitere Module im Überblick
Zuschläge automatisch berechnet
Nacht-, Feiertags-, Sonn- und Wochenendzuschläge werden bei der Dienstplanung automatisch berechnet und sind für Mitarbeitende transparent nachvollziehbar — das spart Ressourcen und reduziert Rückfragen zur Gehaltsabrechnung.
Urlaubsplanung mit Kapazitätscheck
Bevor ein Urlaub genehmigt wird, zeigt die Software auf einen Blick, ob die Besetzung im jeweiligen Zeitraum noch ausreicht — etwa ob im August noch eine weitere Mitarbeiterin in einer bestimmten Wohngruppe in den Urlaub gehen kann, ohne die Mindestbesetzung zu unterschreiten.
BEM und Schnittstellen zu Lohnsystemen
Bei längeren Erkrankungen unterstützt die Software das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Schnittstellen zu KIDICAP und PAISY übergeben Lohndaten direkt an die Personalabteilung, ohne sie ein zweites Mal zu erfassen.
Fortbildungsansprüche digital verwalten
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sieht jederzeit, wie viel Fortbildungsanspruch noch verfügbar ist — direkt verknüpft mit der Dienstplanung, sodass Fortbildungstage automatisch als Abwesenheit berücksichtigt werden.
Fehlervermeidung schon bei der Eingabe
Validierungsregeln prüfen Schichteingaben direkt beim Speichern — etwa ob sich zwei Dienste überschneiden oder eine gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit unterschritten wird. Der Regelassistent prüft zusätzlich automatisch, ob genügend freie Tage im Plan liegen oder eine Schicht versehentlich unbesetzt geblieben ist.
Wenn Dienstpläne kurzfristig angepasst werden müssen
Ein kurzfristiger Ausfall am frühen Morgen ist im Schichtbetrieb sozialer Einrichtungen eher Regel als Ausnahme — so läuft die Anpassung ab:
Eine Fachkraft fällt kurzfristig aus, oft schon am frühen Morgen.
Verfügbares, qualifiziertes Personal ist direkt im System sichtbar, statt Kolleg:innen nacheinander durchzutelefonieren.
Der Dienstplan aktualisiert sich für alle Beteiligten in Echtzeit.
Ergibt sich durch die Vertretung Nacht- oder Wochenendarbeit, werden Zuschläge automatisch neu berechnet.
So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Personalführung, statt sie in das Zusammenstellen von Tabellen zu investieren. Auch saisonale Schwankungen, etwa durch Ferienzeiten oder erhöhten Krankenstand, lassen sich frühzeitig in der Planung berücksichtigen, statt erst kurzfristig zu reagieren. Mehr dazu auf der Seite LAP Change 6 App. Weitere Hintergrundinformationen bietet das Arbeitszeitgesetz.