LAP Change bietet intelligente Dienstplanung und Schichtplanung mit Blick auf gesetzliche Vorgaben und Personalverfügbarkeit.
Inhalt
Was unsere Dienstplanung-Software leistet
Schichtplanung, die gesetzliche Vorgaben mitdenkt
Eine Dienstplanung-Software für soziale Einrichtungen muss mehr leisten als ein einfacher Kalender: Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Qualifikationsanforderungen fließen direkt in die Planung ein, statt nachträglich von Hand geprüft zu werden.
Soll-Ist-Stunden statt Excel-Chaos
Geplante und tatsächlich geleistete Stunden — auch mobil über LAP Mobile erfasst — werden automatisch gegenübergestellt, inklusive Überträgen in den Folgemonat. Resturlaub und aufgelaufene Krankentage sind jederzeit als Live-Counter sichtbar.
Weniger Aufwand bei Krankheit und Ausfällen
Kurzfristige Ausfälle lassen sich mit der richtigen Dienstplanung-Software für soziale Einrichtungen deutlich schneller auffangen, da verfügbares, qualifiziertes Personal direkt sichtbar ist.
Kennzahlen je Betreuungsort
Krankenquote, Urlaubsquote und Fluktuation lassen sich für jeden Betreuungsort getrennt auswerten — so erkennen Standortleitungen frühzeitig, wo Engpässe entstehen.
Mobiler Zugriff für Mitarbeitende
Über LAP Mobile sehen Mitarbeitende ihre Schichten in Echtzeit ein, statt auf einen ausgedruckten Dienstplan am schwarzen Brett angewiesen zu sein.
Dienstplanung, der Einrichtungen seit Jahren vertrauen
Eine Dienstplanung-Software für soziale Einrichtungen muss auch bei kurzfristigen Änderungen zuverlässig bleiben. Mit über 29 Jahren Erfahrung und persönlichem Support begleiten wir Einrichtungen genau bei diesen Alltagssituationen — nicht nur bei der Einführung. Dienstplanung steht bei LAP nie isoliert: Abrechnung, Arbeitszeiterfassung, Dokumentation und Urlaubsverwaltung greifen ineinander — so wie es seit 1997 für Träger der Jugendhilfe, Autismus-Hilfe und Behindertenhilfe entwickelt wird, nicht als nachträglich angeflanschtes Zusatzmodul. Sobald ein Dienst im Dienstplan bestätigt ist, fließt er direkt in die Leistungsabrechnung mit den zuständigen Kostenträgern ein — ohne dass Zeiten ein zweites Mal in einem separaten Abrechnungssystem erfasst werden müssen.
KI-gestützte Schichtvorschläge: Statt jede Schicht händisch gegen Verfügbarkeit und Qualifikation abzugleichen, schlägt die KI-gestützte Dienstplanung Schichtbesetzungen automatisch vor und prüft sie direkt auf Fehler. Urlaubswünsche, Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben fließen dabei automatisch ein, sodass am Ende weniger Nachbesserungen von Hand nötig sind.
Häufige Fragen zur Dienstplanung-Software
Funktioniert die Dienstplanung auch bei mehreren Standorten gleichzeitig?
Ja — mehrere Betreuungsorte greifen auf dieselbe Plattform zu, mit jeweils passenden Rechten und Auswertungen je Standort.
Wie schnell lässt sich auf kurzfristige Personalausfälle reagieren?
Verfügbares, qualifiziertes Personal ist direkt sichtbar, sodass sich Vertretungen ohne Telefonkette organisieren lassen.
Datensicherheit und Hosting
Dienstpläne enthalten auch personenbezogene Daten der Mitarbeitenden. Die Plattform läuft auf einem Server bei Ihnen vor Ort — für volle Datensouveränität und ohne Abhängigkeit von einem externen Anbieter, einsetzbar auf allen gängigen Betriebssystemen. Updates und Sicherheitspatches liefern wir Ihnen laufend zu, automatisierte Backups schützen vor Datenverlust bei technischen Defekten.
Onboarding und Einführung
Je nach Einrichtungsgröße rechnen wir mit wenigen Wochen von der Demo bis zum produktiven Einsatz, inklusive Schulung der Teams, die künftig mit der Dienstplanung arbeiten. Bestehende Dienstpläne und Stammdaten übernehmen wir persönlich, sodass kein manueller Doppelaufwand entsteht.
Persönlicher Support bei kurzfristigen Änderungen
Dienstpläne ändern sich oft kurzfristig — bei Krankheit, Urlaub oder spontanen Engpässen. Bei Rückfragen erreichen Einrichtungen ein Team, das genau diese Alltagssituationen kennt — keine Warteschleife, kein Callcenter-Skript, sondern persönliche Antworten innerhalb eines Werktags. Das gilt auch außerhalb der Kernarbeitszeit, wenn ein Schichtausfall erst am Abend bekannt wird und am nächsten Morgen eine Lösung stehen muss.
Gesetzliche Grundlage: EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Seit dem EuGH-Urteil zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung gibt es ohne lückenlose Dienstplanung und Zeiterfassung keine rechtliche Absicherung für Mitarbeitende und Leitungskräfte. Ein integrierter Regelassistent prüft Ruhezeiten, freie Tage und nicht eingeplante Schichten automatisch, statt das Arbeitszeitgesetz händisch zu kontrollieren.
Weitere Module im Überblick
Zuschläge automatisch berechnet
Nacht-, Feiertags-, Sonn- und Wochenendzuschläge werden bei der Dienstplanung automatisch berechnet und sind für Mitarbeitende transparent nachvollziehbar — das spart Ressourcen und reduziert Rückfragen zur Gehaltsabrechnung.
Urlaubsplanung mit Kapazitätscheck
Bevor ein Urlaub genehmigt wird, zeigt die Software auf einen Blick, ob die Besetzung im jeweiligen Zeitraum noch ausreicht — etwa ob im August noch eine weitere Mitarbeiterin in einer bestimmten Wohngruppe in den Urlaub gehen kann, ohne die Mindestbesetzung zu unterschreiten.
BEM und Schnittstellen zu Lohnsystemen
Bei längeren Erkrankungen unterstützt die Software das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Schnittstellen zu KIDICAP und PAISY übergeben Lohndaten direkt an die Personalabteilung, ohne sie ein zweites Mal zu erfassen.
Fortbildungsansprüche digital verwalten
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sieht jederzeit, wie viel Fortbildungsanspruch noch verfügbar ist — direkt verknüpft mit der Dienstplanung, sodass Fortbildungstage automatisch als Abwesenheit berücksichtigt werden.
Fehlervermeidung schon bei der Eingabe
Validierungsregeln prüfen Schichteingaben direkt beim Speichern — etwa ob sich zwei Dienste überschneiden oder eine gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeit unterschritten wird. Der Regelassistent prüft zusätzlich automatisch, ob genügend freie Tage im Plan liegen oder eine Schicht versehentlich unbesetzt geblieben ist.
Wenn Dienstpläne kurzfristig angepasst werden müssen
Ein kurzfristiger Ausfall am frühen Morgen ist im Schichtbetrieb sozialer Einrichtungen eher Regel als Ausnahme. Verfügbares, qualifiziertes Personal lässt sich direkt im System filtern, statt Kolleg:innen nacheinander durchzutelefonieren. Sobald eine Vertretung feststeht, aktualisiert sich der Dienstplan für alle Beteiligten in Echtzeit — inklusive der automatischen Neuberechnung von Zuschlägen, falls sich durch die Vertretung Nacht- oder Wochenendarbeit ergibt.
So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Personalführung, statt sie in das Zusammenstellen von Tabellen zu investieren. Auch saisonale Schwankungen, etwa durch Ferienzeiten oder erhöhten Krankenstand, lassen sich frühzeitig in der Planung berücksichtigen, statt erst kurzfristig zu reagieren. Mehr dazu auf der Seite LAP Mobile. Weitere Hintergrundinformationen bietet das Arbeitszeitgesetz.