Die passende Software für die Jugendhilfe auszuwählen — ebenso für Autismus-Hilfe, Schulbegleitung, Schulsozialarbeit, Dienstplanung oder Behindertenhilfe — ist eine langfristige Entscheidung: Die Software begleitet Fallmanagement, Dokumentation und Abrechnung oft über viele Jahre. Diese Checkliste fasst die Kriterien zusammen, auf die Träger und Einrichtungen bei der Auswahl typischerweise achten sollten.
1. Datenschutz und Datensicherheit
Hilfepläne, Förderpläne und Falldaten gehören zu den sensibelsten Informationen, die eine Einrichtung verarbeitet. Für Sozialdaten gelten dabei besondere Schutzvorschriften: § 61 SGB VIII verlangt auch bei freien Trägern einen entsprechenden Schutz personenbezogener Daten, insbesondere ein Rollen- und Berechtigungskonzept nach dem Need-to-know-Prinzip – Mitarbeitende sollten nur die Falldaten einsehen können, die sie für ihre jeweilige Aufgabe tatsächlich benötigen. Weitere wichtige Fragen: Wo liegen die Daten, wer hat Zugriff, und wie ist der Schutz vor Datenverlust geregelt? LAP Change läuft standardmäßig auf einem Server bei der Einrichtung vor Ort (On-Premise), inklusive laufender Sicherheitspatches und automatisierter Backups.
2. Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Eine neue Software sollte sich in bestehende Abläufe einfügen, statt Insellösungen zu schaffen — insbesondere bei der Abrechnung mit Kostenträgern und der Übergabe an die Finanzbuchhaltung. LAP Change bietet direkte Schnittstellen zu DATEV, Simba, KHK und SAP sowie E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
3. On-Premise oder Cloud
On-Premise-Lösungen bedeuten volle Datensouveränität und keine Abhängigkeit von einem externen Cloud-Anbieter, erfordern aber eigene Infrastruktur — Cloud-Lösungen sind schneller startklar, geben Kontrolle über den Speicherort ab. LAP Change setzt auf On-Premise als Regelfall, einsetzbar auf allen gängigen Betriebssystemen.
4. Skalierbarkeit
Wächst die Einrichtung, oder kommen weitere Standorte hinzu, sollte die Software mitwachsen, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden müssen. LAP Change ist modular aufgebaut — von Hilfeplanung und Dokumentation bis zu Dienstplanung, Abrechnung und Zeiterfassung — und unterstützt die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg.
5. Support
Gerade bei sensiblen Fällen zählt, wie schnell und persönlich Rückfragen beantwortet werden. Bei LAP Change erreichen Träger in der Regel innerhalb eines Werktags eine persönliche Antwort — ohne Callcenter-Skript.
6. Mobile Nutzung im Alltag
Pädagogische Fachkräfte dokumentieren zunehmend direkt vor Ort statt erst nachträglich im Büro. Über die LAP Change 6 App (iOS und Android) lassen sich Dokumentation und Arbeitszeiterfassung mobil erledigen, ohne separate Installation.
7. Exit-Strategie und Datenexport
Eine Einrichtung sollte nicht dauerhaft an einen Anbieter gebunden sein, nur weil ein Wechsel technisch oder finanziell kaum möglich wäre. Wichtige Fragen: Lassen sich alle Falldaten vollständig und in einem nutzbaren Format exportieren, und wie transparent ist der Anbieter bei Vertragslaufzeiten? Bei LAP Change liegen die Daten ohnehin auf einem selbst gewählten Server vor Ort – ein Wechsel ist nicht durch eine Cloud-Bindung an einen externen Anbieter erschwert.
8. Kosten und Gesamtaufwand
Der Lizenzpreis allein sagt wenig über die tatsächlichen Kosten einer Software für die Jugendhilfe aus — dazu gehören auch Einführung, Schulung des Teams und laufende Wartung. Bei LAP Change richten sich die Kosten nach den gewählten Modulen und der Anzahl der Lizenzen und beginnen ab 150 €/Monat; Einführung und Schulung sind im persönlichen Angebot bereits berücksichtigt, nicht versteckte Zusatzkosten.
Checkliste: Software für die Jugendhilfe auf einen Blick
- Datenschutz: Wo liegen die Daten, wie ist der Zugriff geregelt (Sozialdatenschutz nach § 61 SGB VIII)?
- Schnittstellen: Lässt sich die Software an Finanzbuchhaltung und Kostenträger-Abrechnung anbinden?
- On-Premise oder Cloud: Welches Modell passt zur IT-Infrastruktur der Einrichtung?
- Skalierbarkeit: Wächst die Software mit weiteren Standorten und Teams mit?
- Support: Wie schnell und wie persönlich sind Rückfragen beantwortet?
- Mobile Nutzung: Lässt sich vor Ort dokumentieren, ohne Doppelarbeit im Büro?
- Exit-Strategie: Lässt sich die Software wieder verlassen, ohne Daten oder viel Geld zu verlieren?
- Kosten: Was kostet nicht nur die Lizenz, sondern auch Einführung, Schulung und laufende Wartung?
Häufige Fragen zur Softwareauswahl
Wie wählt man die richtige Software für die Fallverwaltung in der Jugendhilfe aus?
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme der eigenen Anforderungen: welche Bereiche (z. B. Hilfeplanung, Dienstplanung, Abrechnung) sollen abgedeckt werden, wie viele Standorte gibt es, und welche Vorgaben bestehen bei Datenschutz und Kostenträger-Schnittstellen. Auf dieser Basis lassen sich Anbieter anhand der oben genannten Kriterien vergleichen — im Zweifel hilft eine unverbindliche Vorstellung, um die Software im eigenen Arbeitsalltag einzuschätzen.
Welche Kriterien sollten Jugendhilfeorganisationen bei der Auswahl von Software für die Fallbearbeitung berücksichtigen?
Neben Datenschutz und Datensicherheit zählen vor allem Schnittstellen zu bestehenden Systemen, die Wahl zwischen On-Premise und Cloud, die Skalierbarkeit über mehrere Standorte hinweg, die Qualität des Supports sowie die mobile Nutzbarkeit im Arbeitsalltag der pädagogischen Fachkräfte.
Welche Software eignet sich am besten für die mobile Fallverwaltung?
Entscheidend ist, ob sich Dokumentation und Arbeitszeiterfassung direkt vor Ort erledigen lassen, ohne Daten später doppelt zu erfassen. LAP Change bietet dafür die LAP Change 6 App für iOS und Android, verbunden mit der zentralen Fallverwaltung in LAP Change.
Unverbindlich vorstellen lassen
Mehr zum Thema Dokumentation: Jugendhilfe-Dokumentation mit LAP Change 6. Am besten lässt sich Software für die Jugendhilfe im eigenen Arbeitsalltag einschätzen: LAP Change deckt die Bereiche Jugendhilfe, Autismus-Hilfe, Schulbegleitung, Schulsozialarbeit, Dienstplanung und Behindertenhilfe ab. Kostenlose und unverbindliche Vorstellung anfragen.