LAP Change unterstützt Träger von Schulbegleitungsdiensten bei Einsatzplanung und Dokumentation für Schulbegleiterinnen und Schulbegleiter — übersichtlich und rechtssicher.
Software für Schulbegleitung von LAP Change vereinfacht Einsatzplanung und Stundenabrechnung für Schulbegleiter:innen — übersichtlich und rechtssicher.
Inhalt
Was LAP Change für Schulbegleitungsdienste leistet
Einsatzplanung über viele Schulen und Klient:innen hinweg
Schulbegleitung bedeutet häufig, zahlreiche Kinder an unterschiedlichen Schulen gleichzeitig zu betreuen und viele Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anforderungen und Wünschen im Überblick zu behalten. Unsere Software behält Einsätze, Vertretungen und Stundenkontingente im Blick, ohne dass die Übersicht verloren geht. So wissen Sie immer genau, wo es noch freie Ressourcen gibt oder wo aufgrund von Krankmeldungen neue Einsätze über die Einsatzplanung geplant werden müssen. Durch die sich abzeichnenden Sparmaßnahmen werden zwangsläufig andere Planungen notwendig sein, damit Sie mit Ihrem Mitarbeiterstamm weiterhin gut klarkommen können. Gleichzeitig erledigen Sie, wenn gewollt, quasi nebenbei die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung – revisionssicher und nicht mit manipulierbarer Tabellenkalkulation.
Stundenerfassung und Abrechnung ohne Medienbruch
Einsatzzeiten werden direkt vor Ort erfasst — auch mobil über LAP Change 6 — und von Ihnen kontrolliert, bevor sie automatisch in die monatliche Soll-Ist-Übersicht einfließen. Das erspart das händische Zusammentragen einzelner Stundenzettel am Monatsende und damit zeitintensive, fehleranfällige Prozessschritte, sodass Sie jederzeit auf dem Laufenden sind. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter behält die eigene Erfassung tagesgenau im Blick und kann bei Bedarf selbst Korrekturen vornehmen.
Dokumentation, die Kostenträgern genügt
Nachweise gegenüber Jugendämtern und anderen Kostenträgern werden immer wichtiger: Wer hat wann welche Leistung erbracht? Bei LAP Change 6 lässt sich die inhaltliche Dokumentation optional in einem festen Prozessablauf lückenlos, nachvollziehbar und revisionssicher erfassen — eine spezialisierte Software für Schulbegleitung erleichtert genau diese Erfassung und stellt nebenbei den Wert Ihrer fachlichen Arbeit sichtbarer dar.
Reports für die Koordination
Top-Einsatzorte, Auslastung je Schulbegleiter:in und Kostenstellenberichte zeigen Koordinator:innen auf einen Blick, wo zusätzliche Kapazitäten gebraucht werden.
Entlastung für Koordination und Verwaltung
Wer Schulbegleiter:innen koordiniert, profitiert auf Wunsch von automatisierten Vorschlägen, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter noch freie Kapazität hat — geprüft anhand mehrerer Kriterien wie Verfügbarkeit und Entfernung zum Einsatzort. Eine monatliche Stundenübersicht ersetzt dabei das manuelle Sammeln einzelner, schwer zu kontrollierender Nachweise: Sie sehen tagesgenau, wie die Mitarbeiterressourcen aussehen, und können fachlich wie betriebswirtschaftlich passende Maßnahmen ableiten.
Warum Schulbegleitungsdienste auf LAP Change vertrauen
Eine Software für Schulbegleitung muss im hektischen Schulalltag zuverlässig funktionieren. Seit 1997 entwickeln wir Lösungen für genau diese Anforderungen weiter — mit persönlichem Support statt anonymer Ticket-Warteschlange, wenn an einem Schultag schnell eine Vertretung organisiert werden muss.
Moderne Unterstützung für Schulbegleiter:innen: Abrechnung sowie die Planung von Stundenplänen und Arbeitsstunden der Mitarbeitenden laufen zusammen, statt über separate Tabellen verteilt zu sein — ein klarer Vorteil gegenüber Software für Schulbegleitung, die nur einzelne Teilaufgaben abdeckt.
Dokumanager für Nachweise und Schweigepflichtsunterlagen
Schweigepflichtsentbindungen, Kooperationsvereinbarungen mit Schulen und sonstige Nachweise liegen zentral im Dokumanager — statt verteilt über Aktenordner oder einzelne E-Mail-Postfächer der Schulbegleiter:innen.
Häufige Fragen zur Software für Schulbegleitung
Können Schulbegleiter:innen ihre Stunden direkt vor Ort erfassen?
Ja — über LAP Change 6 lassen sich Einsatzzeiten direkt an der Schule erfassen, statt sie abends nachzutragen.
Was passiert bei einem kurzfristigen Schulwechsel eines Kindes?
Einsatzorte und Stundenkontingente lassen sich jederzeit anpassen, ohne den bisherigen Verlauf zu verlieren.
Datensicherheit für sensible Schülerdaten
Daten zu Schüler:innen und Familien gehören zu den sensibelsten Informationen, die Schulbegleitungsdienste verarbeiten. LAP Change läuft auf einem Server bei Ihnen vor Ort (On-Premise) — für volle Datensouveränität und ohne Abhängigkeit von einem externen Anbieter, einsetzbar auf allen gängigen Betriebssystemen — mit laufenden Sicherheitspatches und automatisierten Backups gegen Datenverlust.
Onboarding neuer Schulbegleiter:innen
Gerade bei hoher Personalfluktuation in der Schulbegleitung hilft ein strukturiertes Onboarding: Checklisten begleiten neue Schulbegleiter:innen vom ersten Einsatztag an, inklusive Zugriff auf die relevanten Einsatzorte und Dokumentationsvorgaben — statt Wissen nur informell von Kolleg:innen zu übernehmen.
Persönlicher Support für den hektischen Schulalltag
Wenn an einem Schultag kurzfristig eine Vertretung organisiert werden muss, zählt jede Minute. Bei Rückfragen erreichen Träger ein Team, das die Anforderungen von Schulbegleitungsdiensten kennt — keine Warteschleife, kein Callcenter-Skript, sondern persönliche Antworten innerhalb eines Werktags. Auch außerhalb der üblichen Schulzeiten — etwa in den Ferien bei der Planung des kommenden Schuljahres — bleibt das Team erreichbar.
Weitere Module im Überblick
Individuelle Förderpläne je Schüler:in
Für jede Schülerin und jeden Schüler lässt sich ein individueller Förderplan anlegen, inklusive Protokollen zum Entwicklungsverlauf — so bleibt nachvollziehbar, welche Maßnahmen bereits gewirkt haben und welche noch ausstehen.
Wenig Aufwand für viel Dokumentation
Schulbegleiter:innen erfassen über LAP Change 6 nur die tatsächlichen Veränderungen im Verlauf der Begleitung — die ausführliche Verlaufsdokumentation entsteht daraus automatisch, statt jeden Tag neu von vorn geschrieben werden zu müssen.
Fortbildungsansprüche digital verwalten
Jede Schulbegleiterin und jeder Schulbegleiter sieht jederzeit, wie viel Fortbildungsanspruch noch verfügbar ist. Eine Regel-Engine bildet dabei jährliche, quartalsweise oder individuelle Modelle ab, Erinnerungen weisen rechtzeitig auf einen knappen Restanspruch hin — die Personalabteilung erhält klare Auswertungen über alle Ansprüche im Team.
Ein typischer Einsatztag im System
So läuft ein Einsatztag für eine Schulbegleiterin ab, ohne dass am Schreibtisch noch etwas nachgetragen werden müsste:
Die Schulbegleiterin sieht ihre Einsatzschule und die zugeordneten Schüler:innen für den Tag.
Nur die tatsächlichen Veränderungen seit dem letzten Termin werden erfasst — nicht der ganze Tag neu.
Einsatzzeiten und Dokumentation stehen vollständig für die Abrechnung bereit.
Komplexität reduzieren, nicht erhöhen
Seit jeher gilt für die Weiterentwicklung von LAP Change ein Grundsatz: Komplexität soll reduziert werden, nicht erhöht. Neue Funktionen für die Schulbegleitung werden deshalb so gestaltet, dass sie sich in den bestehenden Arbeitsablauf einfügen, statt einen zusätzlichen Lernaufwand für ohnehin oft wechselnde Teams zu schaffen.
Zusammenarbeit mit Lehrkräften und Eltern
Die Begleitung eines Kindes betrifft nie nur die Schulbegleitung allein — Lehrkräfte, Eltern und manchmal weitere Fachdienste sind eingebunden. Über LAP Change 6 lassen sich relevante Beobachtungen so dokumentieren, dass sie bei Bedarf direkt in ein gemeinsames Gespräch mit der Schule einfließen können, statt erst aus mehreren Quellen zusammengetragen werden zu müssen.
Wenn sich der Unterstützungsbedarf ändert
Manchmal reicht die ursprünglich bewilligte Stundenzahl für eine Schulbegleitung nicht mehr aus, etwa nach einem Schulwechsel oder einer veränderten gesundheitlichen Situation. Die bisherige Dokumentation lässt sich direkt als Grundlage für einen Antrag auf Anpassung nutzen, statt die Entwicklung der vergangenen Monate erst wieder aus einzelnen Notizen zusammentragen zu müssen. Das verkürzt die Zeit zwischen erkanntem Bedarf und tatsächlich angepasster Unterstützung erheblich.
Auch bei spontanen Vertretungen zwischen Schulbegleiter:innen lässt sich kurzfristig umplanen, ohne dass dabei Dokumentationspflichten verloren gehen. Auch bei Inklusionsbegleitung im Kindergartenbereich lässt sich das System entsprechend anpassen, ohne ein separates Tool einzuführen. Mehr dazu auf der Seite Schulsozialarbeit. Weitere Hintergrundinformationen bietet das SGB IX.
Auch bei Rückfragen einzelner Schulen zum Stand eines Falls lässt sich der aktuelle Bearbeitungsstatus schnell nachvollziehen, ohne erst bei der zuständigen Person nachfragen zu müssen. Auch bei einem Wechsel der zuständigen Schulbegleiterin oder des zuständigen Schulbegleiters bleibt die bisherige Dokumentation vollständig erhalten, sodass eine Einarbeitung neuer Kolleg:innen schneller gelingt.