LAP Change unterstützt Träger der Jugendhilfe bei der täglichen Arbeit: von der Hilfeplanung über die Dokumentation bis zur Dienstplanung der pädagogischen Fachkräfte.
Inhalt
Warum eine eigene Software für die Jugendhilfe sinnvoll ist
Ambulante und stationäre Angebote der Jugendhilfe nach dem SGB VIII haben besondere Anforderungen an Dokumentation und Berichtswesen gegenüber Jugendämtern. Eine generische Software reicht hier selten aus — LAP Change 6 ist gezielt auf diese Abläufe zugeschnitten.
Was LAP Change für die Jugendhilfe leistet
Hilfeplanung und Personalakte aus einer Hand
Hilfepläne, Verlaufsdokumentation und Falldaten stehen an einem Ort zur Verfügung, statt über mehrere Akten und Tabellen verteilt zu sein. Die digitale Personalakte je pädagogischer Fachkraft bündelt zusätzlich Qualifikationsnachweise, Fortbildungen und Dienstanweisungen — inklusive Erinnerung, wenn Pflichtnachweise ablaufen.
Dienstplanung für pädagogische Teams
Schichtbetrieb, Bereitschaftsdienste und wechselnde Besetzungen lassen sich mit unserer Software planen, ohne auf unübersichtliche Excel-Tabellen zurückzugreifen. Resturlaub und aufgelaufene Krankentage sind dabei jederzeit auf einen Blick sichtbar.
Onboarding neuer Fachkräfte
Strukturierte Checklisten begleiten neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag an — ein klarer Vorteil gegenüber einer Lösung, die sich auf reine Aktenverwaltung beschränkt.
Kennzahlen je Betreuungsort
Für jeden Standort lassen sich Ressourceneinsatz, Krankenquote und Fluktuation getrennt auswerten — besonders relevant für Träger mit mehreren Einrichtungen.
Fahrtenbuch für ambulante Hilfen
Ambulante Erziehungshilfen bedeuten viele Termine bei Familien vor Ort statt im Büro. Über das integrierte Fahrtenbuch erfassen Fachkräfte dienstliche Fahrten direkt im System — als Grundlage für Abrechnung und Nachweispflichten, ohne handschriftliche Fahrtenzettel am Monatsende zusammenzutragen.
Vertrauen, das seit 1997 gewachsen ist: Über 29 Jahre Erfahrung mit Trägern der Jugendhilfe fließen in jede Weiterentwicklung dieser Software ein. Statt anonymem Support sprechen Sie mit Menschen, die Hilfeplanung und Dienstplanung aus der Praxis kennen.
Ein leichter Arbeitsalltag für Einrichtungen und Pädagog:innen
Die Software wird in der Jugendhilfe eingesetzt, um Einrichtungen und Pädagog:innen einen schnellen, sicheren und leichten Arbeitsalltag zu ermöglichen — Abrechnung, Arbeitszeiterfassung, Dokumentation, Dienstplanung und Urlaubsverwaltung greifen dabei ineinander, statt getrennte Schritte zu sein. Mit unserer Software gehen Träger neue Wege und sind dabei nie allein — unser Team aus Hamburg begleitet bundesweit.
Häufige Fragen zur Software für die Jugendhilfe
Wie lange dauert die Einführung bei einem Träger der Jugendhilfe?
Je nach Größe der Einrichtung rechnen wir mit wenigen Wochen von der Demo bis zum produktiven Einsatz, inklusive Schulung der pädagogischen Teams.
Lassen sich bestehende Falldaten übernehmen?
Ja — wir begleiten die Datenübernahme persönlich, sodass Hilfepläne und Personalakten nicht händisch neu angelegt werden müssen.
Datensicherheit für sensible Falldaten
Hilfepläne und Falldaten gehören zu den sensibelsten Informationen, die eine Einrichtung verarbeitet. LAP Change läuft auf einem Server bei Ihnen vor Ort — für volle Datensouveränität und ohne Abhängigkeit von einem externen Anbieter, einsetzbar auf allen gängigen Betriebssystemen. Updates und Sicherheitspatches liefern wir Ihnen laufend zu, bei Bedarf per Fernwartung (TeamViewer). Automatisierte Backups sorgen dafür, dass im Falle eines technischen Defekts keine Daten verloren gehen.
Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg
Träger mit mehreren Einrichtungen der Jugendhilfe arbeiten auf derselben Plattform, mit jeweils passenden Rechten je Standort. So sehen Leitungskräfte standortübergreifende Auswertungen, während einzelne Fachkräfte nur die für sie relevanten Fälle einsehen.
Onboarding und Schulung für neue Teams
Strukturierte Onboarding-Checklisten begleiten neue pädagogische Fachkräfte vom ersten Arbeitstag an, statt Wissen nur mündlich weiterzugeben. Beim Wechsel zu LAP Change übernehmen wir die Einrichtung und Schulung des Teams persönlich, sodass auch weniger technikaffine Mitarbeitende schnell sicher mit der Software arbeiten.
Weitere Module im Überblick
Stammdaten und Dokumentation aus einer Hand
Die Klientenakte bündelt persönliche Daten, Umfeldinformationen, Bewilligungen, Abwesenheiten und Kontaktpersonen an einem Ort — inklusive Serienbrief-Funktion für Schreiben an Ämter oder Sorgeberechtigte. Word-, Excel- und PDF-Dokumente lassen sich direkt in die elektronische Akte einbinden, revisionssicher und auch bei Vertretung durch Kolleg:innen jederzeit einsehbar.
Kassenbuch für Wohngruppen
Für Wohngruppen der Jugendhilfe lässt sich ein digitales Kassenbuch je Gruppe führen — Einkäufe und Taschengeldauszahlungen werden dort erfasst, statt in separaten Heften oder Excel-Tabellen Buch zu führen.
Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung
Abrechnungsdaten lassen sich direkt an DATEV, Simba, KHK oder SAP übergeben — ohne Daten ein zweites Mal händisch in ein separates Buchhaltungssystem zu übertragen. Das reduziert Fehler beim Jahresabschluss und schafft Transparenz für Steuerberater und Prüfer.
Medikamentenverwaltung und Fortbildungsplanung
Mit dem Modul MedLab lässt sich die Medikamentenvergabe sicher und nachvollziehbar dokumentieren. Auch Fortbildungsansprüche von Mitarbeitenden in der Jugendhilfe lassen sich digital verwalten — inklusive automatisierter Prüfung, ob ein Anspruch noch besteht oder bereits ausgeschöpft ist.
Hilfeplanziele strukturiert dokumentieren
Über das Modul LAP Observation lassen sich Hilfeplanziele übersichtlich hinterlegen und durch passende Teilziele ergänzen — einzelne Maßnahmen dazu sind mit wenigen Klicks erfasst. So entsteht eine lückenlose Dokumentation von Klientenverläufen, die auch den Anforderungen der Kostenträger ohne zusätzlichen Mehraufwand genügt.
Bundesweite Kompetenzagenturen und Forschungskooperationen
Im Rahmen von Bundesmodellprojekten hat LAP über die Jahre rund 50 Kompetenzagenturen bundesweit mit Software für die Jugendhilfe ausgestattet. Wissenschaftlich begleitet wurde das Modellprojekt vom Deutschen Jugendinstitut (DJI), gefördert vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ). LAP ist außerdem regelmäßig auf Fachveranstaltungen der Jugendhilfe präsent, etwa beim Deutschen Jugendhilfetag in Leipzig mit eigenem Messestand.
Von der ambulanten bis zur stationären Jugendhilfe
LAP Change deckt die gesamte Bandbreite einer Einrichtung ab — von der ambulanten Jugendhilfe mit Hausbesuchen und aufsuchender Arbeit bis zur stationären Einrichtung mit durchgehendem Schichtbetrieb. Dieselben Stammdaten, derselbe Dienstplan und dieselbe Dokumentation lassen sich für beide Betreuungsformen nutzen, ohne zwei getrennte Systeme zu pflegen, wenn eine Einrichtung beide Angebote vorhält.
Wenn aus einer Anfrage ein laufender Fall wird
Eine neue Anfrage zur Jugendhilfe beginnt meist mit wenigen Stammdaten — Name, Familiensituation, zuständiges Jugendamt. Bestätigt sich der Hilfebedarf, lässt sich daraus direkt ein vollständiger Fall mit Hilfeplanzielen, Dienstplanung für die zuständigen Fachkräfte und laufender Dokumentation aufbauen, ohne die bereits erfassten Stammdaten ein zweites Mal einzugeben. Das spart besonders in den ersten Tagen eines neuen Falls Zeit, in denen ohnehin schon viele andere Abstimmungen mit Jugendamt und Familie nötig sind.
Wer heute noch mit losen Aktenordnern und mehreren Excel-Tabellen arbeitet, merkt den Unterschied meist schon in den ersten Wochen nach der Einführung.