Wer ambulante Hilfen erbringt, muss in der Regel Fachleistungsstunden abrechnen. Das klingt nach einer einfachen Rechnung: Stunden mal Stundensatz. Im Alltag steckt der Aufwand woanders: in Stundenzetteln, die am Monatsende übertragen werden, in unterschiedlichen Nachweisformularen je Jugendamt und in der Frage, welche Zeiten überhaupt abgerechnet werden dürfen. Dieser Leitfaden erklärt, worauf es bei der Abrechnung von Fachleistungsstunden ankommt und wie LAP Change 6 sie automatisiert.
Wer dafür eine Software sucht: Mit LAP Change 6 werden die Stunden einmal erfasst, im Büro oder unterwegs per App, als direkte oder indirekte Leistung zugeordnet und minutengenau abgerechnet. Leistungsnachweise entstehen im Formular des jeweiligen Kostenträgers, bewilligte Stunden bleiben im Blick, und Rechnungen gehen als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung hinaus. Abrechnungen, die mit Word und Excel eine Woche dauern, sind so in unter einem Tag erledigt. Wie das im Einzelnen funktioniert, zeigt der Abschnitt Fachleistungsstunden abrechnen mit LAP Change 6.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Fachleistungsstunde?
Die Fachleistungsstunde (FLS) ist die Abrechnungseinheit für individuelle Unterstützungsleistungen durch Fachkräfte, zum Beispiel in der Sozialpädagogischen Familienhilfe, der Erziehungsbeistandschaft, der ambulanten Eingliederungshilfe oder der Schulbegleitung. Statt einer Pauschale erhält der Träger für jede bewilligte und tatsächlich geleistete Stunde einen vereinbarten Stundensatz.
Wie hoch dieser Satz ist und was er abdeckt, wird zwischen Träger und Kostenträger vereinbart, in der Jugendhilfe etwa in Vereinbarungen nach § 77 SGB VIII. Deshalb gibt es nicht die eine richtige Abrechnung: Stundensatz, Taktung, Nachweisformular und die Behandlung von Fahrzeiten können sich von Jugendamt zu Jugendamt unterscheiden.
Direkte und indirekte Leistungen
Eine Fachleistungsstunde umfasst meist mehr als die Zeit, die eine Fachkraft direkt mit der Familie oder dem Klienten verbringt. Typischerweise wird unterschieden:
Direkte Leistungen
Kontaktzeit mit Klient:in oder Familie: Hausbesuche, Beratungsgespräche, Begleitung zu Terminen.
Indirekte Leistungen
Arbeit für den Fall ohne direkten Kontakt: Vor- und Nachbereitung, Dokumentation, Telefonate mit Schule oder Jugendamt, Hilfeplangespräche.
Fahrzeiten
Je nach Vereinbarung separat abrechenbar, anteilig im Stundensatz enthalten oder gar nicht vergütet.
Ob indirekte Leistungen und Fahrzeiten separat nachgewiesen oder über den Stundensatz abgegolten werden, regelt die jeweilige Vereinbarung. Wer Fachleistungsstunden abrechnen will, sollte beides in jedem Fall sauber getrennt erfassen, denn nur so lässt sich später nachweisen, wie sich die abgerechneten Stunden zusammensetzen.
Typische Fehlerquellen, wenn Sie Fachleistungsstunden abrechnen
- Doppelte Erfassung: Stunden werden auf Papier oder in Excel notiert und am Monatsende ein zweites Mal für die Rechnung übertragen. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle.
- Keine Trennung von direkt und indirekt: Wer beides in einer Summe erfasst, kann Rückfragen des Kostenträgers kaum beantworten.
- Vergessene Fahrzeiten: Fahrten werden im Alltag oft nicht notiert und fehlen dann in Nachweis und Auswertung.
- Unterschiedliche Nachweisformulare: Jedes Jugendamt erwartet seinen eigenen Leistungsnachweis. Werden die Formulare von Hand ausgefüllt, kostet das jeden Monat Zeit.
- Mehrere Kostenträger: Wird ein Klient über mehrere Kostenträger betreut, müssen die Stunden korrekt aufgeteilt werden, ohne Daten doppelt zu pflegen.
- Bewilligte Stunden aus dem Blick verloren: Wer das bewilligte Kontingent nicht im Blick hat, bemerkt Über- oder Unterschreitungen erst bei der Abrechnung.
Fachleistungsstunden abrechnen mit LAP Change 6
In LAP Change 6 wird die Zuordnung von Leistungen und Stunden nur einmal eingerichtet, gleich welche Stundensätze Sie mit Ihren Kostenträgern vereinbart haben. Danach läuft die Abrechnung nach der Freigabe automatisiert.
Direkt oder indirekt, schon bei der Erfassung
Beim Erfassen der Stunden wird festgelegt, ob es sich um eine direkte oder indirekte Leistung handelt. Beides lässt sich auswerten und fließt automatisch in die Leistungsnachweise.
Leistungsnachweise nach Vorgabe des Kostenträgers
LAP passt die benötigten Leistungsnachweise an die Formulare Ihrer Kostenträger an. Bei der Rechnungslegung werden sie automatisch beigefügt. Auf Wunsch wird jede erbrachte Leistung direkt nach dem Termin digital unterschrieben, auch direkt auf dem Smartphone, ähnlich wie bei der Paketzustellung. Auch Therapieeinheiten lassen sich bei Bedarf direkt von Erziehungsberechtigten oder Klient:innen per Unterschrift bestätigen.
Fahrzeiten mit erfassen
Fahrzeiten können direkt bei der Zuordnung der Fachleistungsstunden und der Dokumentation hinterlegt werden. Alternativ steht das Fahrtenbuch mit allen erforderlichen Angaben zur Verfügung.
Mehrere Kostenträger je Klient
Wird ein Klient über mehrere Kostenträger betreut, rechnet LAP Change 6 das ohne doppelte Datenpflege ab.
Minutengenaue Abrechnung
Erbrachte Leistungen werden minutengenau erfasst und abgerechnet, statt auf grobe Zeitblöcke gerundet zu werden.
Bewilligte Stunden im Griff
Wie mit einer möglichen Überschreitung der bewilligten Fachleistungsstunden umgegangen wird, lässt sich einstellen. So kann ausgeschlossen werden, dass mehr Stunden anfallen als bewilligt.
Schon vor der Abrechnung hilft das Planungstool für Fachleistungs- und Therapiestunden: Es plant die Stunden auf Basis der vorhandenen Bewilligungen und Verordnungen. Die geplanten Stunden lassen sich direkt in die Tagesplanung übernehmen und dort anpassen oder bestätigen.
Die Stunden werden dort erfasst, wo die Arbeit passiert: im Büro oder unterwegs mit der LAP Change 6 App. Rechnungen entstehen im ZUGFeRD-Format nach EN 16931 oder als XRechnung, die Buchungsdaten gehen über Schnittstellen an DATEV, Simba, KHK oder SAP.
Abrechnungen, für die Einrichtungen mit Word und Excel eine Woche benötigen, sind mit LAP Change in unter einem Tag erledigt und werden direkt auf Kostenstellen und Erlöskonten gebucht.
E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
LAP Change 6 erstellt Rechnungen als E-Rechnung in beiden gängigen Formaten: im ZUGFeRD-Format nach EN 16931, also als PDF mit eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Daten, und als XRechnung, dem reinen XML-Format, das viele öffentliche Auftraggeber verlangen. Welches Format ein Kostenträger erhält, richtet sich danach, was er annehmen kann. Die Leistungsnachweise werden bei der Rechnungslegung automatisch beigefügt, ein zusätzliches Programm für die E-Rechnung ist nicht nötig.
Mehr als Fachleistungsstunden: weitere Abrechnungsarten
Nicht jede Leistung wird nach Stunden abgerechnet. Neben Fachleistungsstunden bildet LAP Change 6 auch diese Abrechnungsarten ab:
- Therapiestunden, die sich wie Fachleistungsstunden mit dem Planungstool auf Basis von Bewilligungen und Verordnungen planen lassen
- Entgelte
- Taschengelder
- Bekleidungsgelder
- Gruppenbudgets
So laufen ambulante und stationäre Abrechnung in einem System, ohne Nebenrechnungen in Excel.
Für welche Bereiche das gilt
Nach Fachleistungsstunden wird in vielen ambulanten Hilfen abgerechnet. LAP Change 6 bildet das in der Jugendhilfe ebenso ab wie in der Eingliederungshilfe und Behindertenhilfe und in der Schulbegleitung. Weitere Begriffe rund um die Abrechnung erklärt unser Glossar.
Häufige Fragen zur Abrechnung von Fachleistungsstunden
Worauf sollte man bei einer Software für die Abrechnung von Fachleistungsstunden achten?
Auf sechs Punkte: Stunden werden nur einmal erfasst, direkte und indirekte Leistungen sowie Fahrzeiten sind getrennt, Leistungsnachweise passen zum Formular des Kostenträgers, mehrere Kostenträger je Klient werden ohne doppelte Pflege abgerechnet, das bewilligte Kontingent bleibt im Blick, und Rechnungen lassen sich als E-Rechnung ausgeben. LAP Change 6 deckt alle sechs Punkte ab.
Kann LAP Change 6 unterschiedliche Stundensätze je Kostenträger abbilden?
Ja. Gleich welche Stundensätze vereinbart sind: Die Zuordnung von Leistungen und Stunden wird einmal eingerichtet, danach wird nach der Freigabe automatisiert abgerechnet.
Werden direkte und indirekte Leistungen getrennt ausgewiesen?
Ja. Die Zuordnung erfolgt bereits bei der Erfassung der Stunden. Beides kann ausgewertet und automatisiert in die Leistungsnachweise für die Kostenträger übernommen werden.
Unser Jugendamt verlangt ein eigenes Nachweisformular. Geht das?
Ja. LAP Consult passt die benötigten Leistungsnachweise an. Sie werden dann bei der Rechnungslegung automatisch mit ausgegeben.
Wie werden Fahrzeiten erfasst?
Fahrzeiten lassen sich direkt bei der Zuordnung der Fachleistungsstunden und der Dokumentation hinterlegen. Alternativ können sie im Fahrtenbuch mit allen erforderlichen Daten erfasst werden.
Was passiert, wenn ein Klient über mehrere Kostenträger betreut wird?
LAP Change 6 rechnet auch dann ohne doppelte Datenpflege ab. Die Stunden werden dem jeweiligen Kostenträger zugeordnet.
Wird minutengenau abgerechnet?
Ja. LAP Change 6 erfasst und rechnet erbrachte Leistungen minutengenau ab.
Was passiert, wenn die bewilligten Fachleistungsstunden überschritten würden?
Das lässt sich einstellen: Sie legen fest, wie LAP Change 6 mit einer möglichen Überschreitung umgeht. So kann ausgeschlossen werden, dass mehr Stunden anfallen als bewilligt.
Können Klient:innen die erbrachte Leistung direkt bestätigen?
Ja. Auf Wunsch wird jede erbrachte Leistung direkt nach dem Termin digital unterschrieben, auch direkt auf dem Smartphone, ähnlich wie bei der Paketzustellung.
Unterstützt LAP Change 6 XRechnung?
Ja. Rechnungen entstehen wahlweise als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format nach EN 16931, je nachdem, welches Format der Kostenträger annimmt.
Welche Abrechnungsarten gibt es außer Fachleistungsstunden?
LAP Change 6 rechnet außerdem Therapiestunden, Entgelte, Taschengelder, Bekleidungsgelder und Gruppenbudgets ab.
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